2026年1月2日金曜日

年末調整のときに非居住者である親族について、書類は原本もしくは写しを回収する必要があるの？詳しく教えて


1. 結論

  • 回収（提出・提示）が必要なものと“原本／写し”の要件

    • 親族関係書類：原本の提出又は提示が必要（ただし旅券（パスポート）は“写し”で可）。国税庁+1

    • 送金関係書類（＝その年に非居住者親族へ生活費・教育費を払ったことの証明）：原本でも写しでも可（提出又は提示）。国税庁

    • 留学ビザ等書類（30歳以上70歳未満の留学該当者に必要）：“写し”で可（提出又は提示）。国税庁

  • 提出・提示のタイミング（年末調整実務）

    1. 年初の扶養控除等申告書の提出時に「親族関係書類」（必要に応じて留学ビザ等書類）を提出/提示。

    2. 年末調整時に、その年の送金関係書類（38万円送金書類を含む該当分）を提出/提示。国税庁

  • 保管（会社側）

    • これら確認書類の個別の法定保存義務は明文化なしだが、国税庁は扶養控除等申告書（7年保存）と併せて保存するよう求めています。国税庁+1

    • 外国語の書類は日本語翻訳の提出/提示が必須。国税庁

2. 思考プロセスと根拠

ステップ1：論点整理
非居住者親族の年末調整で「原本か写しか」を文理解釈で整理（親族関係・送金・留学ビザ等の各書類／提出・提示の時点／保存）。

ステップ2：適用除外の有無（簡易フロー）

  • 非居住者親族の控除適用には、申告書の提出時点と年末調整時点で所定の確認書類の提出又は提示が要件。どれかが欠けると控除適用はできません。国税庁

ステップ3：詳細な法的解釈（一次情報のみ）

  • 原本／写しの区別（Q12）

    • 親族関係書類：旅券の写し以外は原本が必要。国税庁

    • 送金関係書類・38万円送金書類：写し可。国税庁

    • 留学ビザ等書類：写し可。国税庁

  • 提出・提示の時点

    • 申告書提出時：親族関係書類（＋留学ビザ等書類）。

    • 年末調整時：送金関係書類（又は38万円送金書類）。国税庁

  • 送金が年3回以上の省略特例

    • 「送金関係書類の明細書」を提出し、最初と最後の送金書類を提出/提示すれば中間分は提出省略可。ただし省略した分は居住者側で保管義務。国税庁+1

  • 翻訳文の要否

    • 外国語書類は翻訳文の提出/提示が法令で必要。国税庁

  • 保存

    • 確認書類の個別の保存義務は規定なし。しかし国税庁Q&Aは、扶養控除等申告書（法定7年保存）と併せて保存するよう明示。国税庁+1

3. 根拠資料一覧

4. 注意事項・リスク

  • 「提出又は提示」は“要件”：特に**親族関係書類（旅券以外は原本）**が揃わない場合、年末調整での適用不可。後日の提出で取り扱いが変わる場合もあるため、時点管理を厳格に。国税庁

  • 16歳未満でも例外あり：障害者控除を受ける場合は16歳未満でも書類の提出/提示が必要。また住民税で自治体提出を要する場面あり。国税庁

  • 個人情報の管理：旅券写しや送金書類には機微情報が含まれるため、アクセス制限・暗号化・廃棄ルールを内部規程に明記（申告書7年、確認書類は同等保管推奨）。国税庁+1

  • 3回以上送金の省略特例の誤用：最初・最後以外の書類は居住者が保管義務。会社が全てを回収しない運用でも、提出/提示の要件充足を確認できる体制を。国税庁+1


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